A regisztráció folyamata

A fesztiválszervezőt regisztráló űrlapon a következő mezők szerepelnek:

• Felhasználó azonosító (minimum 6, maximum 20 karakter az angol ábécé betűjeleiből valamint számokból)
• Jelszó (minimum 6, maximum 20 karakter)
• Jelszó még egyszer
• Név (a regisztráló személy neve)
• E-mail
• E-mail még egyszer
• Telefon
• Torzított szöveg beírása (a mellette található torzított írást tartalmazó kép alapján. „Új kép” linkre való kattintással új torzított kép kérése lehetséges.)

Minden mező kitöltése kötelező és valós adatokat kell, hogy tartalmazzon.

Egy felhasználó több fesztivált is regisztrálhat, de egy felhasználó csak egy e-mail címet adhat meg!

Az űrlap elküldése után a felhasználó (továbbiakban: regisztrált felhasználó) kontroll e-mailt kap az általa megadott e-mail címre. A levélben szereplő linkre kattintva kezdődhet meg a tényleges fesztiválregisztráció. A felhasználó, majd a fesztivál sikeres regisztrálása után a fesztivál bekerül egy országos adatbázisba és a nyilvánosságnak szánt adatai bárki számára elérhetőek lesznek. A kérdőív egyértelműen közli, hogy melyek a publikus és nem publikus adatok. A nem nyilvánosnak minősülő adatokhoz csupán a Magyar Fesztivál Szövetség elnöksége által erre feljogosított személyek jogosultak hozzáférni, akik a regisztráció szakmai hitelesítését végzik.

Saját adatok karbantartása
Minden regisztrált felhasználónak lehetősége van saját adatainak a karbantartására, aktualizálására. A megváltoztatható adatok a következők: jelszó, telefon, email. (A karbantartásról lásd még a 6. pontot.)

2. Fesztivál feltöltése
A regisztrált felhasználó a belépést követően elkezdheti a fesztivál adatainak a feltöltését. Ugyanazon regisztrált felhasználó több fesztivált is feltölthet (akár párhuzamosan is).

Innen letöltheti a fesztivál-regisztrációs űrlapot, de a kitöltés online történik!

A megadott linkre kattintva el kell kezdeni a fesztivál regisztrálását (értsd: az adott fesztivál adataira vonatkozó kérdések megválaszolását). Amennyiben ez nem történik meg, bizonyos türelmi idő (3 nap) után a rendszerből törlődik a regisztrált felhasználó. Mind a rendszerbe való bekerüléséről, mind az esetleges törléséről e-mailben kap értesítést.

A fesztivál feltöltésére szolgáló, 26 pontból álló űrlap kitöltését nem kötelező egy munkafolyamatban elvégezni, az űrlap elmenthető és folytatható később, egy másik belépés után. (Az első oldalon látható az egyes oldalak kitöltöttségi állapota. A zöld bogyó azt jelzi, hogy minden adat hiánytalanul megvan, a barna azt, hogy az adott oldal csak részlegesen van kitöltve, a piros pedig, hogy egyáltalán nincs. A bogyók melletti megfelelő oldalra kattintva pótolható a hiányos kitöltés.)

A feltöltött fesztivál befogadásának nélkülözhetetlen feltétele, hogy az elbírálást végzők megismerhessék a fesztivál tartalmát. Ezért az űrlap 2. pontjára válaszolva olyan linket kell megadni, ahol látható a legutóbbi vagy a soron következő megrendezés programja.  

Az űrlap összes mezőjét ki kell tölteni, csak ekkor kerülhet elküldésre.

A fesztivál feltöltésének különböző állapotai vannak:

1. Szerkesztett, javítandó
   A fesztivál feltöltésének indításakor kerül szerkesztett státusba.
   Indításhoz minimálisan kitöltendő adat: a fesztivál hivatalos neve. Az összes többi mező kitöltése is kötelező, viszont ezek később is megtörténhetnek. A már kitöltött adatok menthetők a rendszerben. Szerkesztett státusban módosíthatóak az eddig kitöltött adatok is, illetve lehetőség van a fesztivál törlésére is. (Amennyiben csak egy fesztivál tartozik a regisztrált felhasználóhoz és azt törli, úgy a felhasználó is törlésre kerül – azaz felhasználói tekintetben törlődik, az adatbázisban létezni fog, inaktív sátussal.) Az MFSZ titkárság javításra küldheti vissza az adatlapot. Ekkor ugyanazt a lehetőséget biztosítja a rendszer, mint a szerkesztett állapotban, csupán jelzés és a könnyebb nyomon követhetőség érdekében kapja a javítandó státust.
    
2. Elküldött
   A fesztivál regisztrációs adatlapot, annak teljes kitöltése után lehetséges az MFSZ elnökség által véleményezésre kijelölt személyek elé befogadás céljából elküldeni. Elküldött állapotban nincs lehetőség az adatok módosítására.
    
3. Elbírálás alatt
   A felelősök szakmai szempontból véleményezik a közölt adatok hitelességét. A fesztivál befogadásához, vagy elutasításához legalább két egybehangzó vélemény szükséges. Amíg ez nincs meg, a fesztivál elbírálás alatt státusban marad.
    
4. Befogadott
   Ha legalább két véleményező befogadta a fesztivált.
    
5. Elutasított
   Ha nem fogadta el legalább két véleményező a fesztivált.
    
6. Törölt
   Ha legalább két véleményező törlésre javasolta a fesztivált.

3. Befogadás
A befogadási eljárás során az MFSZ Elnöksége által erre jogosított véleményezők mérlegelik a közölt adatok hitelességét és ennek alapján javaslatot tesznek. A javaslat lehet: „Befogad”, „Elutasít”, „Javítandó”, „Töröl”.

1. Befogad
   Ha a fesztivál regisztrálását megfelelőnek tartják. Megjegyzést nem kötelező hozzáfűzni.
   Abban az esetben, ha a véleményezők szerint a fesztivál jellege alapján bekerülhet a minősítési program látókörébe, a nyilvántartásban "minősítésre javasolt" jelzettel szerepel. (Lásd a 4. pontot.)
    
2. Elutasít
   Ha a feltöltött információ alapján az az egybehangzó vélemény alakul ki, hogy javítás után sem tekintenék elfogadhatónak a regisztrálást. Indoklást kötelező hozzáfűzni.
    
3. Javítandó
   Ha a feltöltött információ alapján az a vélemény alakul ki, hogy a közölt adatok módosításával befogadhatóvá válhat a regisztrálás. Megjegyzést kötelező hozzáfűzni.
    
4. Töröl
   Ha a regisztráció nem felel meg többé a feltételeknek. Ez automatikus, ha lejárt az érvényességi idő. Egyéb esetekben indoklást kötelező hozzáfűzni.

4. Minősítésre ajánlás
A regisztráció a minősítési eljárás előszobája. Valamely befogadott fesztivál minősítésre ajánlása leginkább akkor kézenfekvő, ha egy fesztivál:

• koherens és markáns koncepció alapján megfogalmazott egyedi, kivételes esemény,
• koncentrált, van „sűrűsége”, azaz:

• Ernyőfesztivál: egymástól távoli helyszíneken, de azonos időben zajló, fesztivál jellegű programsorozat, melyet egy irányító csapat koordinál. Gyűjtőelve a közös tematikához való illeszkedés. Egységét a közös promóció biztosítja. Az egyes programelemek szervezői között nincs közvetlen kapcsolat, az egyes helyszínek közönsége nem feltétlenül átjárható. (Pl. Múzeumok éjszakája, Színházak éjszakája, Ars Sacra, Torkos csütörtök stb) .
• Sorozat fesztivál: hosszabb időszak (hét, hónap, évszak) alatt szakaszosan megvalósuló eseménysorozat, mely azonos tematikára épül, egységes arculattal jelenik meg, és elemeit a szervező illetve a helyszín azonossága is összeköt. (Pl. tavaszi, nyári, adventi fesztiválok, stb.)
• Településünnep: az adott települést méltán reprezentáló, a helyi identitást erősítő, több napos, összetett, (a település méretét figyelembe véve:) jelentős látogatottságú ünnepi programsorozat. 

5. Adatmódosítás
A legutolsó, már befogadott státust nyert fesztivál adatai módosíthatóak. Ebben az esetben ismét szerkesztett állapotba kerül a fesztivál, elküldés után sor kerül ismételten a befogadási eljárásra, majd ennek végeredményeképpen lehet újra befogadott.

6. A regisztráció érvényessége
A fesztivál regisztrációját minden megrendezéskor meg kell újítani, jellemzően évente. A megújításra a fesztivál zárónapja utáni négy hónapon belül kell sort keríteni. Célszerűbb a meglévő adatlapot frissíteni mint újrakezdeni a regisztrálást - ez a kitöltést és a földolgozást egyaránt megkönnyíti.
Ha a regisztrációs adatlap nem lett frissítve a legutóbbi megrendezés adataival, a fesztivál további két évig szerepel a nyilvántartásban tájékoztatási jelleggel.
A harmadik év után az érvénytelenül regisztrált fesztivál törlésre kerül, és a nyilvántartásba csak a regisztrációs eljárás új lefolytatása után kerülhet vissza. (A rendszer archivuma megőrzi a törölt fesztiválok adatait, és a regisztrált felhasználók láthatják saját törölt fesztiváljaik lapját.)

7. Fesztiválok keresése, listázása
Minden látogató és felhasználó kereshet, tallózhat a rendszerben található fesztiválok között. A találatok illetve a megjelenő információ mennyiség a jogosultságtól függ (külső látogató, nem látja pl. a költségvetésre vonatkozó nem nyilvános adatokat).

A keresés többféle szempont alapján lehetséges:

1. A fesztivál helye szerint
   A fesztiválok helyszíne alapján lehetséges szűrni országra, régióra, megyére, városra.
    
2. A fesztivál ideje szerint
   A fesztiválok megrendezésének időpontjaira lehetséges szűrni.
    
3. A fesztivál műfaja szerint
   A fesztiválok az adatlap kitöltése során különböző műfajokba sorolandók. Ezen kategóriákra lehetséges szűrni.
    
4. A fesztivál szervező szerint
   Az adatlapok kitöltésekor megadott fesztiválszervezőkre lehetséges szűrni.
    
5. Szabadszavas keresés
   A fesztiválok hivatalos neveiben szereplő szavakra lehetséges a szűrés.